5 informacji o wystawianiu poprawnych faktur VAT

Wystawienie faktury VAT – czy na pewno to takie proste?

Najczęstszym dokumentem świadczącym o wykonaniu transakcji jest faktura. Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie nawet sprawy, że obowiązują zasady dotyczące ich wystawiania. Powszechnie wiadome jest, że jeżeli drugą stroną transakcji jest firma, wystawienie takiej faktury jest obowiązkowe, natomiast w przypadku osób fizycznych fakturę wystawiamy na życzenie nabywcy (nie ma takiego obowiązku).

Jakie są jednak zasady ich wystawiania?

1. Jakie elementy powinna zawierać faktura i kiedy należy ją wystawić?

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów każda faktura powinna zawierać następujące elementy:

  • numer faktury;
  • datę wystawienia;
  • datę dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile jest ona różna od daty wystawienia;
  • nazwę sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy i numery NIP;
  • nazwę sprzedanego towaru lub wykonanej usługi;
  • ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
  • jednostkową cenę netto towaru lub usługi;
  • kwotę rabatu;
  • łączną wartość netto towarów lub wykonanych usług;
  • stawki podatku VAT;
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i zwolnioną od podatku VAT;
  • kwotę podatku VAT z podziałem na poszczególne stawki podatku;
  • kwotę należności ogółem.

Przy wystawianiu faktur VAT podatnik może skorzystać z gotowych druków zakupionych w sklepach, czy też własnych wzorów z Excela (uwaga na JPK 👀 konieczność przesyłania faktur na wezwanie US w formie pliku elektronicznego) lub korzystając z programów do wystawiania faktur. Każda faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach (dla nabywcy i sprzedawcy).Co do zasady podatnik ma czas na wystawienie faktury sprzedaży do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została dokonana sprzedaż. Występuje jednak kilka wyjątków dotyczących specyficznych rodzajów prowadzenia działalności gospodarczej:

  • wystawienie faktury do 30. dnia od dnia wykonania usługi – usługi budowlane oraz budowlano-montażowe;
  • wystawienie faktury do 60. dnia od dnia wydania towarów – dostawa drukowanych książek;
  • wystawienie faktury do 90. dnia od dnia dokonania usługi – czynności polegające na drukowaniu książek;
  • wystawienie faktury z upływem terminu ważności – dostawa energii elektrycznej i cieplnej, świadczenie usług telekomunikacyjnych, najmu, leasingu, czy stałej obsługi prawnej.

Przedsiębiorca może wystawić fakturę również przed dokonaniem dostawy towaru, świadczeniem usługi lub otrzymaniem całości lub części zapłaty w terminie nie wcześniejszym niż 30 dni przed wykonaniem tych czynności (Ustawa o VAT art. 106i ust.7).

 

2. Wystawienie faktury korygującej

Fakturę korygującą przedsiębiorca ma obowiązek wystawić, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej udzieli on kontrahentowi rabatu, gdy kontrahent zwrócił całość lub część towaru, podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji tej faktury.

Oprócz standardowych pozycji jakie powinna zawierać każda faktura (data sprzedaży, dane  nabywcy i sprzedawcy, numery NIP, wartość netto sprzedaży oraz podatku VAT), faktura korygująca musi zawierać także:

  • wyrazy „Faktura korygująca” lub po prostu „Korekta”;
  • kolejny numer faktury korygującej oraz datę jej wystawienia;
  • nazwę usługi lub towaru objętego korektą;
  • przyczynę dokonania korekty.
3. Otrzymanie zaliczki od kontrahenta a wystawienie faktury

Zdarzają się sytuację, w których podatnik otrzymuje zaliczkę od swojego kontrahenta na rachunek bankowy lub gotówką na świadczone w przyszłości usługi lub dostawę towarów. W związku z otrzymaniem takiej zaliczki przedsiębiorca zobowiązany jest do wystawienia tzw. faktury zaliczkowej. Zawiera ona standardowe elementy każdej faktury. Ponadto powinna ona zawierać datę dokonania całości lub części zapłaty, która staje się dla przedsiębiorcy momentem powstania obowiązku podatkowego.

Fakturę zaliczkową wystawiamy do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano część lub całość zapłaty od nabywcy.

W sytuacji, gdy klient wpłacił nam część płatności, jako zaliczkę i wystawiliśmy mu fakturę zaliczkową, gdy dojdzie ostatecznie do dostawy towarów lub świadczenia usługi, mamy obowiązek wystawienia faktury końcowej dla tej transakcji. Powinna ona zawierać informację o wystawionej wcześniej fakturze zaliczkowej. Na tym dokumencie należy pomniejszyć wartość całej usługi/towarów o wcześniej wpłaconą zaliczkę.

 

4. Nie jestem vatowcem – czy mam wystawiać fakturę?

Nowelizacja przepisów z 1 stycznia 2014 roku wycofała funkcjonujące wśród nievatowców Rachunki, zastępując jej Fakturami bez VAT. Od tamtego momentu przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT wystawiają Faktury, które posiadają wszystkie elementy standardowej faktury.

Różnicą jest zawarcie na fakturze informacji o podstawie prawnej dotyczącej zwolnienia przedmiotowego z VAT (dotyczącego sprzedaży konkretnych usług lub towarów). W przydatku korzystania przez podatnika ze zwolnienia podmiotowego z VAT (nie przekroczenie limitu 200.000 zł obrotu w danym roku) nie ma obowiązku podawania podstawy prawnej na fakturze.

5. E-faktura – jak to działa?

Dużo wygodniejszym sposobem na wystawianie faktur jest ich tworzenie w systemach informatycznych oraz przesyłanie ich do klientów w formie elektronicznej, w postaci tzw. e-faktur. Jest to jak najbardziej prawidłowy sposób na przekazanie faktury kontrahentowi. Za e-fakturę można uznać także fakturę wystawioną papierowo, a potem zeskanowaną i wysłaną klientowi w formie elektronicznej, chyba, że została ona wcześniej przekazana kontrahentowi drogą tradycyjną.

E-faktura jest zgodna z obowiązującymi przepisami, jeżeli została ona przekazana drogą elektroniczną (w dowolnym formacie) zachowując jednocześnie autentyczność pochodzenia oraz integralność czytelności i treści. Autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usług, natomiast integralność – brak możliwości wprowadzenia do otrzymanej faktury jakichkolwiek zmian.

Aktualne przepisy nie nakazują przedsiębiorcom konieczności posiadania zgody kontrahenta na wysyłanie mu faktur w formie elektronicznej. Kwestię tę pozostawiono w gestii umownej stron transakcji – może być ona dokonana w formie papierowej, elektronicznej lub domniemania (poprzez zapłatę za w ten sposób przesłaną fakturę).

Prowadząc działalność, masz wątpliwości co do wystawiania faktur? Masz dodatkowe pytania? Napisz do nas! 😉

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *