SAMOCHÓD W FIRMIE cz.2: kiedy może być kosztem?

Samochód w firmie

Przedstawiamy drugą część naszej rozprawy o samochodach w firmie. Podobnie jak w części pierwszej dotyczącej rozliczenia podatku VAT, zajmiemy się samochodami osobowymi 🚘 jednak w odniesieniu do podatku dochodowego.

W szczególności opiszemy przepisy dotyczące samochodów, które:

  • zostały nabyte jako środki trwałe firmy;
  • są używane na podstawie umowy leasingu;
  • są używane na podstawie umowy najmu lub dzierżawy;
  • są prywatnymi autami przedsiębiorców.

Nabycie samochodu jako środka trwałego przedsiębiorstwa

O środkach trwałych pisaliśmy przy okazji postu o jednorazowej amortyzacji. Najważniejszą rzeczą przy przyjmowaniu nowego środka trwałego do firmy jest ustalenie jego wartości początkowej. Określenie wartości początkowej samochodu jest uzależnione od formy jego nabycia. Procedurę przedstawia poniższa tabela.

 

Forma nabycia samochodu ZAKUP DAROWIZNA APORT
Wartość początkowa

Cena nabycia – kwota należna zbywcy, powiększona o koszty związane z zakupem (rejestracja, sprowadzenie, nieodliczony VAT –
w przypadku odliczania VAT 50%)
do dnia przekazania auta do użytkowania.

Wartość rynkowa z dnia nabycia, chyba, że darowizna określa tą kwotę w mniejszej wysokości. W ramach aportu przedsiębiorstwa – wartość z ewidencji środków trwałych podmiotu wnoszącego wkład.
W ramach aportu samego samochodu – wartość określona przez podmiot wnoszący wkład, nie wyższa niż wartość rynkowa.
 

Forma nabycia samochodu

 

ZAKUP PRZEDSIĘBIORSTWA

 

WSPÓŁWŁASNOŚĆ

 

PRYWATNY MAJĄTEK

Wartość początkowa Wartość rynkowa Kwota z proporcji wartości, w jakiej pozostaje udział podatnika we własności auta. Cena nabycia na podstawie dowodu zakupu samochodu. Gdy podatnik nie posiada dowodu zakupu – cena rynkowa.

Amortyzację samochodu można rozpocząć począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym samochód ten został wprowadzony do użytkowania. Podstawową stawką amortyzacyjną obowiązującą w przypadku samochodów osobowych jest 20%, co oznacza, że samochód zostanie zamortyzowany w ciągu 5 lat.

PRZYKŁAD
Samochód osobowy o wartości początkowej 60.000 zł został kupiony i przyjęty do użytkowania w październiku 2017 roku. Pierwszy odpis amortyzacyjny zostanie więc dokonany w listopadzie 2017 roku, na podstawie obliczeń:

  • 60.000 zł x 20% = 12.000 zł – amortyzacja roczna;
  • 12.000 zł : 12 miesięcy = 1.000 zł – miesięczny odpis amortyzacyjny.

W przypadku, gdy podatnik zakupi samochód używany wcześniej przez inną osobę lub firmę przez co najmniej 6 miesięcy, może podwyższyć on stawkę amortyzacyjną do 40% rocznie.

Przy ustalaniu wartości początkowej nowonabytego auta należy wziąć pod uwagę fakt, czy nie przekracza ona równowartości kwoty 20.000 euro po przeliczeniu na złotówki według kursu średniego NBP na dzień poprzedzający dzień przyjęcia samochodu do użytkowania. Jeżeli wartość ta przekroczy ww. 20.000 euro to od nadwyżki ponad tę kwotę naliczona amortyzacja nie będzie mogła być zaliczona do kosztów podatkowych.

Jak to wygląda w praktyce?

PRZYKŁAD

Samochód o wartości początkowej 90.000 zł został nabyty i przyjęty do użytkowania w  październiku 2017 roku. Kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień przyjęcia auta do użytkowania wynosił 4 zł/euro, więc limit 20.000 euro wyniósł 80.000 zł.  Stosując stawkę 20% amortyzacji wyliczenia będą wyglądać następująco:
  • (90.000 zł x 20%) : 12 miesięcy = 1.500 zł – miesięczny odpis amortyzacyjny;
  • (80.000 zł : 90.000 zł) x 1.500 zł = 1.333,33 zł – część odpisu amortyzacyjnego stanowiąca koszt podatkowy;
  • 1.500 zł – 1.333,33 zł = 166,67 zł – część odpisu amortyzacyjnego niestanowiąca kosztu uzyskania przychodu.

Leasing

Pierwszą opłatą w przypadku wzięcia samochodu w leasing jest tzw. opłata wstępna. Ma ona charakter samoistny i bezzwrotny, nie jest przypisana do żadnych późniejszych rat leasingowych. Warunkuje ona zawarcie umowy leasingu, więc stanowi jednorazowy koszt podatkowy w dacie jej poniesienia.
W przypadku samochodów osobowych leasingowanych, które są wykorzystywane nie tylko do celów działalności gospodarczej, ale także do celów prywatnych podatnika, jego pracowników czy innych osób, do kosztów uzyskania przychodu zaliczamy całą ratę leasingową. W przypadku kosztu podatkowego nie ma zastosowania zasada 50%, jak w przypadku podatku VAT. Kosztem będzie natomiast druga połowa podatku VAT, nieodliczona z powodu wykorzystywania auta do celów mieszanych.
Najem i dzierżawa

Gdy zarówno w przypadku dzierżawy, jak i najmu, samochód jest wykorzystywany do prowadzenia działalności gospodarczej, to wydatek taki będzie kosztem podatkowym firmy w całości.

W odniesieniu do pozostałych kosztów eksploatacyjnych dotyczących takiego samochodu np. zakup paliwa, naprawa, poniesiony koszt jest ograniczony limitem tzw. kilometrówki – iloczynu liczby przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Poniesione koszty w części przekraczającej kilometrówkę nie będą mogły być zaliczone do kosztów podatkowych przedsiębiorcy.

 

Prywatny samochód przedsiębiorcy

Wielu przedsiębiorców wykorzystuje do prowadzenia działalności gospodarczej prywatne samochody. W ich przypadku, tak jak w przypadku najmu czy dzierżawy, do kosztów podatkowych będą zaliczone wydatki do wysokości nieprzekraczającej ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki) – ustalanej na podstawie liczby kilometrów przejechanych w celach służbowych.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorca od września 2017 roku wykorzystuje do prowadzenia działalności gospodarczej prywatny samochód osobowy o pojemności silnika powyżej 900 cm3. Stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu wynosi 0,8358 zł.
Zgodnie z prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu, kwota kilometrówki wyniesie:
  • we wrześniu: 650 km x 0,8358 zł = 543,27 zł;
  • w październiku: 700 km x 0,8358 zł = 585,06 zł.
Z obliczeń wynika, że w poszczególnych miesiącach podatnik zaliczy do kosztów uzyskania przychodów wydatki: we wrześniu – 543,27 zł, w październiku – 585,06 zł.
Kilometrówka

Nadszedł czas na przyjrzenie się samej kilometrówce. Jak pisaliśmy wcześniej tzw. kilometrówka (ewidencja przebiegu pojazdu) to iloczyn liczby przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością przedsiębiorstwa określa następujące stawki kilometrówki:

  • dla samochodu osobowego:
    • o pojemności silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł;
    • o pojemności silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł;
  • dla motocykla – 0,2302 zł;
  • dla motoroweru – 0,1382 zł.

Sama kilometrówka powinna zawierać:

  • imię i nazwisko osoby używającej pojazd;
  • numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność silnika;
  • kolejny numer wpisu;
  • datę i cel wyjazdu oraz opis trasy (skąd-dokąd);
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
  • stawkę za 1 km przebiegu;
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu;
  • podpis przedsiębiorcy.
Ewidencja przebiegu pojazdu nie jest trudna do wypełnienia, a jest niezbędna w przypadku używania prywatnego samochodu w przedsiębiorstwie lub wynajmu czy dzierżawy auta.

Jak pisaliśmy w poprzednim wpisie – Samochód w firmie cz.1 – kilometrówkę muszą również wypełniać przedsiębiorcy, którzy używają samochodów wyłącznie do celów służbowych i zgłosili ten fakt do Urzędu skarbowego.

W prezencie do tego wpisu prezentujemy wzór kilometrówki w Excelu oraz w PDF.  Mamy nadzieję, że nasze wzory pomogą Wam w codziennej pracy 😉🚘

Podsumowanie

Podsumowując, wysokość kosztu związanego z używaniem samochodu w firmie, jaki możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu zależy od formy własności tego pojazdu, jego prawa do używania.

W przypadku leasingu oraz środka trwałego ograniczeniem staje wartość samochodu ponad 20.000 euro. Natomiast, gdy wynajmujemy, dzierżawimy lub używamy swojego prywatnego samochodu musimy zaprzyjaźnić się z ewidencją przebiegu pojazdu 😉

W kolejnym wpisie z serii – Samochód w firmie – przedstawimy kilka przykładów używania samochodów, które mogą budzić wątpliwości wśród przedsiębiorców – np podróż służbowa pracownika jego prywatnym samochodem.

 

Masz jakieś pytania dotyczące wykorzystywania samochodu w firmie? Wątpliwości dotyczące kilometrówki? Napisz do Nas! Chętnie udzielimy odpowiedzi 😉

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *