Święta w firmie

Świąteczna atmosfera w miejscu pracy

Dziś Mikołajki, a wielkimi krokami zbliżają się Święta Bożego Narodzenia. Często firmy chcą z tej okazji wnieść do swoich siedzib świąteczną atmosferę, kupują upominki dla kontrahentów oraz pracowników, organizują spotkania wigilijne. Są to bardzo fajne inicjatywy, które spotykają się z zadowoleniem wszystkich stron 🙂

Jednak o czym przedsiębiorcy powinni pamiętać wykonując takie działania?

 

Choinki i dekoracje świąteczne
Świąteczne dekoracje pojawiają się powszechnie w biurach, restauracjach, bankach itp. Bożonarodzeniowy wystrój wpisuje się w zakres szerokorozumianych działań marketingowych. Takie działania pozytywnie wpływają na wizerunek firmy. Celem dekorowania firmy na święta jest przede wszystkim stworzenie przyjaznej atmosfery poprzez nawiązywanie do tradycji i kultury obyczajowej – zachęcają one klientów do skorzystania z firmowej oferty. Wydatki na choinkę, czy dekoracje świąteczne uznajemy zatem za pozostałe koszty pośrednie, nie ma żadnego problemu, aby potraktować je jako koszty podatkowe.
Życzenia i prezenty dla kontrahentów

Bardzo sympatycznym zwyczajem jest przesyłanie kartek dla klientów ze świątecznymi życzeniami. Wydatki związane z wykonaniem i wysyłką kartek należy traktować jako koszty podatkowe firmy.

Często z wysyłaniem kartek wiąże się także przekazywanie kontrahentom drobnych upominków z okazji świąt. Odwieczną kwestią sporną z Urzędami jest fakt, czy wydatek na zakupiony prezent powinien być zakwalifikowany jako reklama, czy reprezentacja.

W odniesieniu do wydatków ponoszonych na upominki przekazywane kontrahentom została wydana interpretacja indywidualna przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie. Stanowi ona, iż ze względu na brak zdefiniowana przez przepisy podatkowej reklamy i reprezentacji przyjmuje on definicje słownikowe tych słów, aby odnieść się do problemu. Istotą problemu jest trudność w zakwalifikowaniu wyżej wymienionych wydatków do kosztów reprezentacji (budowania prestiżu przedsiębiorstwa) czy też reklamy (zachęcenia, zatrzymania klientów).

Prezenty dla kontrahentów mogą być oznaczone logo firmy. Za logo uznawany jest graficzny znak handlowy służący do identyfikacji marki danego produktu, może zawierać nazwę produktu lub nazwę firmy, czy też jej skrót. W każdym z tych przypadków spełnia ono funkcje reklamowe. W sytuacji przekazywania upominków opatrzonych w logo firmy mamy do czynienia z reklamą, która polega na promocji przedsiębiorstwa bez bezpośredniego promowania sprzedawanych towarów i usług. Zatem w momencie wręczania kontrahentom upominków trwale oznaczonych logiem firmy, o niskiej jednostkowej wartości i nie mających charakteru okazałości, wydatki, które zostały na nie poniesione będą stanowiły koszt uzyskania przychodu. Jednak w momencie przekazania prezentów z logiem firmy o wysokiej wartości, dla wyselekcjonowanej grupy kontrahentów w celu budowana relacji biznesowych i wizerunku firmy, wydatki na tego typu upominki będą miały charakter reprezentacyjny.

Co z VATem?

 
Nieodpłatne przekazanie towarów należących do przedsiębiorstwa jest opodatkowane podatkiem VAT, w sytuacji, gdy podatnikowi przysługiwało (w części lub w całości) prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupów tych towarów. Wyjątkiem od tej reguły są prezenty o małej wartości. Zgodnie z Ustawą o VAT  są to przekazywane towary przez podatnika jednej osobie:
  • o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, w przypadku, gdy podatnik prowadzi prawidłową ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,
  • których wydania nie ujęto w ewidencji – w przypadku gdy jednostkowa cena netto nabycia towaru (a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt jego wytworzenia) określone na moment przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.
Zatem jeżeli wartość prezentów mieści się w widełkach od 10 zł do 100 zł podatnik powinien założyć ewidencję prezentów małej wartości i wpisywać do niej dane obdarowanych osób, aby uniknąć ich opodatkowania podatkiem należnym.
Ustawodawca nie narzucił jednolitego wzoru na potrzebę prowadzenia takiej ewidencji. Jednak domniemywa się, że powinna ona zawierać co najmniej dane, które pozwolą na identyfikację odbiorcy i przekazanego prezentu, a mianowicie:
  • liczbę porządkową,
  • datę przekazania prezentu,
  • nazwę prezentu,
  • nazwę firmy oraz imię i nazwisko obdarowanej osoby,
  • wartość netto przekazanego prezentu.
Wskazane jest prowadzenie osobnej ewidencji przekazania prezentów dla każdego z odbiorców, szczególnie jeśli podatnik planuje, iż w danym roku podatkowym przekaże prezenty danej osobie ponownie. Umożliwi to konsekwentne pilnowanie limitu wartości przekazanych podarków na jedną osobę, którego przekroczenie wiąże się z naliczeniem podatku VAT należnego.

Poniżej przykładowa ewidencja prezentów o małej wartości oraz jej prawidłowe wypełnienie.

W przypadku przekroczenia limitu wynoszącego 100 zł podatnik jest zobowiązany do opodatkowania przekazania prezentów odpowiednią stawką VAT. W takim przypadku opodatkowaniu będzie podlegała całkowita wartość wszystkich przekazanych prezentów.
Nagrody i paczki dla pracowników

W okresie przedświątecznym pracodawcy często wręczają pracownikom drobne upominki lub pieniężne premie świąteczne. Premia dla pracownika stanowi koszt pracowniczy i jak najbardziej może być ujęta w kosztach uzyskania przychodu w firmie. Jednak dodatkowo po stronie pracownika generuje ona przychód do opodatkowania.

Istnieją dwie możliwości sfinansowania przez przedsiębiorcę upominków dla pracowników. Pierwszym z nich jest finansowanie ze środków obrotowych firmy. W takim przypadku wartość przekazanych paczek czy bonów stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz podatku dochodowego obdarowanych osób. W drugim przypadku prezenty mogą być sfinansowane ze środków pochodzących z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Wtedy są one zwolnione z opodatkowania ubezpieczeniem społecznych i zdrowotnym. Nie będą także opodatkowanie podatkiem dochodowym, jednak jedynie do wysokości kwoty nieprzekraczającej w danym roku 380 zł.

 

Spotkanie wigilijne

Spotkania wigilijne mogą być uwzględnione jako koszty firmowe, jeżeli będą miały one charakter motywacyjno-integracyjny.

Organizowanie imprez integracyjnych przez przedsiębiorstwo również stanowi bardzo kontrowersyjną kwestię wśród organów podatkowych. Obecnie analizując orzecznictwa sądowe i interpretacje podatkowe można wskazać, że wydatki takie mogą zostać kosztem uzyskania przychodu, o ile organizowane imprezy integracyjne mają charakter motywujący pracowników. Dla pracowników jest to zwykle forma integracji z firmą oraz pomiędzy sobą, próba poprawy atmosfery w pracy. Jeżeli natomiast w tym samym spotkaniu biorą udział zarówno pracownicy firmy, jak i kontrahenci, wtedy wydatek na takiego typu imprezę w odniesieniu do osób trzecich nabiera charakteru reprezentacyjnego. Jednak w orzecznictwie sądowym podkreślane jest, iż okoliczność zorganizowania jednej imprezy integracyjnej, nie wyłącza poniesienia w jej ramach wydatków o różnym charakterze. Na podatniku spoczywa wtedy obowiązek wydzielenia z ogólnej sumy poniesionych kosztów, tych które przypadają na uczestników spotkania nie będących pracownikami.

Podsumowanie

Nie ma żadnych przeszkód, aby stworzyć świąteczną atmosferę w firmie. Należy jedynie pamiętać o paru kwestiach, jak np. prowadzenie ewidencji obdarowanych osób, czy też integracyjno-motywacyjny charakter spotkania wigilijnego.

Jak wynika z naszej ankiety na Facebooku, większość głosujących popiera tworzenie świątecznej atmosfery w pracy 🎅🎄


Masz pomysł na prezent dla kontrahenta, jednak nie jesteś pewien, czy będzie on kosztem Twojej firmy? Napisz do Nas! Chętnie odpowiemy na każde pytanie
😉

2 komentarzy do “Święta w firmie

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *