Ustawa do poduszki

Święta w firmie

Święta w firmie

Świąteczna atmosfera w miejscu pracy

Dziś Mikołajki, a wielkimi krokami zbliżają się też Święta Bożego Narodzenia. Często firmy chcą z tej okazji wnieść do swoich siedzib świąteczną atmosferę. Kupują upominki dla kontrahentów oraz pracowników, organizują spotkania wigilijne. Są to bardzo fajne inicjatywy, które spotykają się z zadowoleniem wszystkich stron 🙂

Jednak o czym powinniście pamiętać wykonując takie działania?

Choinki i dekoracje świąteczne

Świąteczne dekoracje pojawiają się coraz częściej w wielu firmach. Taki wystrój jak najbardziej wpisuje się w zakres działań marketingowych.

Takie ozdoby pozytywnie wpłyną na wizerunek Twojej firmy. To kwestia stworzenia przyjaznej atmosfery poprzez nawiązywanie do tradycji i kultury. Zachęcają one klientów do skorzystania z firmowej oferty.

Wydatki na choinkę, czy dekoracje świąteczne uznajemy zatem za pozostałe koszty pośrednie, nie ma żadnego problemu, aby potraktować je jako koszty podatkowe.

Życzenia i prezenty dla kontrahentów

Innym zwyczajem jest przesyłanie kartek dla klientów ze świątecznymi życzeniami. Wszelkie wydatki związane z wykonaniem i wysyłką kartek możesz traktować jako koszty podatkowe firmy.

Często można się spotkać też z przekazywaniem kontrahentom drobnych upominków z okazji świąt. Oczywiście pojawia się tutaj kwestia, czy wydatek na zakupiony prezent powinien być zakwalifikowany jako reklama, czy reprezentacja.

W przepisach podatkowych nie znajdziemy definicji tych pojęć. Z tego względu należy przyjąć do rozważań definicje słownikowe tych słów. Czy będzie to koszt reprezentacji (budowania prestiżu przedsiębiorstwa) czy też reklamy (zachęcenia, zatrzymania klientów)?

Oczywiście wszelkie prezenty możesz oznaczyć logo swojej firmy. W takim wypadku prezent będzie spełniał funkcje reklamowe. W ten sposób możesz promować swoje przedsiębiorstwo.

Jednak należy wyróżnić dwie sytuacje:

  • przekazujesz upominki trwale oznaczone logiem firmy, o niskiej jednostkowej wartości i nie mających charakteru okazałości – poniesione przez Ciebie będą stanowiły koszt uzyskania przychodu.
  • przekazujesz upominki trwale oznaczone logiem firmy, o wysokiej wartości, dla wyselekcjonowanej grupy kontrahentów w celu budowana relacji biznesowych i wizerunku firmy – wtedy wydatki będą kosztem reprezentacji i nie będą KUP.

Otwierasz firmę? To definicje, które powinieneś znać

Co z VATem?

Takie nieodpłatne przekazanie prezentów jest z reguły opodatkowane podatkiem VAT.

Z wyjątkiem sytuacji, gdy

  • zostały one kupione bez podatku VAT,
  • są to prezenty o małej wartości.

Zgodnie z Ustawą o VAT, prezenty o małej wartości to przekazywane towary przez podatnika jednej osobie:

  • o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, w przypadku, gdy prowadzisz prawidłową ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,
  • których wydania nie ujęto w ewidencji – w przypadku gdy jednostkowa cena netto nabycia towaru (a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt jego wytworzenia) określone na moment przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Zatem jeżeli wartość prezentów mieści się w widełkach od 10 zł do 100 zł powinieneś założyć ewidencję prezentów małej wartości. Należy wpisywać do niej dane obdarowanych osób, aby uniknąć opodatkowania prezentów podatkiem VAT należnym.

Nie ma narzuconego jednolitego wzoru prowadzenia takiej ewidencji. Jednak powinna ona zawierać co najmniej dane, które pozwolą na identyfikację odbiorcy i przekazanego prezentu:

  • liczbę porządkową,
  • datę przekazania prezentu,
  • nazwę prezentu,
  • nazwę firmy oraz imię i nazwisko obdarowanej osoby,
  • wartość netto przekazanego prezentu.

W przypadku przekroczenia limitu wynoszącego 100 zł będziesz zobowiązany do opodatkowania przekazania prezentów odpowiednią stawką VAT. Wtedy opodatkowaniu będzie podlegała całkowita wartość wszystkich przekazanych prezentów.  

Nagrody i paczki dla pracowników

Okres świąt to również drobne upominki lub pieniężne premie świąteczne dla pracowników. Taka premia stanowi koszt pracowniczy i jak najbardziej może być ujęta w kosztach uzyskania przychodu w firmie. Jednak dodatkowo po stronie pracownika generuje ona przychód do opodatkowania.

Istnieją dwie możliwości sfinansowania przez Ciebie upominków dla pracowników:

  • ze środków obrotowych firmy. Wtedy wartość przekazanych paczek czy bonów stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz podatku dochodowego obdarowanych osób.
  • ze środków pochodzących z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W tym przypadku są one zwolnione z opodatkowania ubezpieczeniem społecznych i zdrowotnym. Nie będą także opodatkowanie podatkiem dochodowym, jednak jedynie do wysokości kwoty nieprzekraczającej w danym roku 380 zł.

Spotkanie wigilijne

Spotkania wigilijne to kolejny akcent organizowania świąt w firmie. Wydatki na nie możesz uwzględnić jako koszty firmowe, jeżeli będą miały one charakter motywacyjno-integracyjny.

Dla pracowników jest to zwykle forma integracji z firmą oraz pomiędzy sobą, budowanie atmosfery w pracy. Jeżeli natomiast zaprosisz na takie spotkanie również swoich kontrahentów, to wydatek na ich ugoszczenie będzie kosztem reprezentacyjnym.

Miłego dawania prezentów

Nie ma żadnych przeszkód, aby stworzyć świąteczną atmosferę w firmie. Należy jedynie pamiętać o paru kwestiach, jak np. prowadzenie ewidencji obdarowanych osób, czy też integracyjno-motywacyjny charakter spotkania wigilijnego. Miłego dnia Mikołaja!

Święta w firmie
Przewiń do góry